Gestion de Contratistas por competencias y mejoramiento de la productividad

Lecciones de la conferencia “Gestión de contratistas por competencias y mejoramiento de la productividad”.He tomado este excelente trabajo escrito por los editores del portal que resume la conferencia que dicte para los suscriptores de Gestionhumana.com. En ésta aclaro los aspectos más relevantes sobre la tercerización y explico los principales pasos para llevarla a cabo a partir del modelo de competencias de cada empresa.

En esta guía podrá entender de una manera práctica el proceso de gestión. Veamos como:

1. Alineamiento estratégico: el interior de la organización como punto de partida.

El desconocimiento del propósito y de las líneas comunes de acción en la organización con llevan a que los esfuerzos de los colaboradores choquen y no tengan el impacto que deberían. La alineación estratégica busca eliminar todas las fuerzas que evitan que las personas se muevan en la misma dirección y hacer que se trabaje en la misma dirección.

Este proceso es sencillo en organizaciones que ya tienen establecidos su misión, visión y propósitos. En los casos en que no es así, la recomendación es involucrar al personal en la creación de estos. Así mismo, es clave dejar en claro la manera cómo se llevarán a cabo estos propósitos, por ejemplo, si se decide ser “una compañía líder en innovación tecnológica”, se debe establecer cómo se va a conseguir esto y qué criterios podrán medir el logro. Esto debe hacerse para cada uno de los objetivos propuestos, teniendo en cuenta que sean específicos, cuantificables y verificables.

El paso siguiente es la generación de estrategias a través de las cuales se divulgue la misión, visión y propósitos de la organización a todos los trabajadores, de tal manera que se conozcan, se compartan y se trabaje de manera integrada con el propósito de alcanzar el objetivo común.

En este mismo punto, se debe hacer divulgación sobre las competencias que tenga establecidas la organización, especialmente aquellas que se consideran medulares, es decir, las que la diferencian de los competidores y dan valor agregado a los bienes o servicios que se prestan. Estas competencias deben ser parte de la estrategia empresarial y por lo tanto buscarse en los empleados y en los contratistas.

2. Análisis del manejo de contratistas en la organización

Se debe hacer un análisis sobre quiénes son y cómo ha sido la contratación de terceros a lo largo de la organización, para luego realizar o no las modificaciones convenientes. Para ello, sugiero las siguientes preguntas:

a. ¿Cuántas compañías contratistas tiene?

b. Cuántos trabajadores tercerizados hay en la organización?

c. ¿Qué información se tiene de ellos? (Hoja de vida, información de su familia, etc.)

d. ¿Conoce los costos en que incurre la compañía? ¿Considera que son los correctos o hay sobrecostos?

e. ¿Las competencias de los trabajadores contratistas están alineadas con las de la empresa?

f. ¿Los niveles de productividad por parte de los contratistas son los esperados?

g. ¿Cómo los gestionaría?

La compañías y trabajadores contratistas no se pueden ver como externos, sino como parte de la organización, por ello es muy importante analizar estos factores y buscar las estrategias para mejorarlo.

3. En el momento de la contratación…

Al momento de realizar contratos con terceros, bien sea con empresas o empleados, se deben tomar en cuenta algunas variables que permitan determinar con mayor certeza su efectividad. Para ello, es necesario tener en claro:

a. ¿Quién y cómo se toma la decisión de Tercerizar?

Si bien en cada departamento se tiene la necesidad de tercerizar una tarea, lo ideal es que sea una sola persona en la organización perteneciente a Recursos Humanos quien tome la decisión final y determine en qué casos es válido hacerlo, de acuerdo a lo que se tenga establecido en la estrategia empresarial.

b. ¿En qué ocasiones tercerizar es la mejor estrategia?

De acuerdo al negocio de la organización, es necesario establecer con prioridad en qué ocasiones se acudirá a la colaboración de terceros, esto con el fin de que no siempre que se tenga una necesidad ajena a la labor de los empleados fijos se tengan los contratistas como salida.

c. ¿Qué procesos o partes de ellos sería mejor tercerizar?

Como una continuación al punto anterior, es ideal especificar qué procesos serán realizados por los contratitas (los más sencillos o los más críticos) o si se tercerizará sólo algunas partes de estos.

d. Aprovechar lo aprendido

Otro de los puntos importantes es analizar cuántas veces ha sido demandada la compañía por las compañías tercerizadas o si han sido los empleados quienes demandan a la contratista. En cualquier caso, es necesario entrar a definir las causas y el desarrollo de la situación, con el fin de aprender las lecciones pertinentes y tomarlas como advertencia para las nuevas contrataciones.

4. Construcción del modelo de competencias con la participación de los contratistas

Aunque es posible que la organización tenga definidas las principales competencias que busca en colaboradores fijos y contratistas, tiene gran validez que los asociados participen en la construcción del modelo o intervengan en su modificación.

Para la construcción del modelo de competencias, recomiendo organizar dos grandes focos de a 16 personas de diferentes áreas y niveles entre los que además se encuentren:

  •   Integrantes del Comité Ejecutivo
  •   Jefes de División y Departamento
  •   Profesionales, Técnicos y Tecnólogos
  •   Directiva Sindical
  •   Representantes de las compañías contratistas

5. Fortalecimiento de la cadena de valor: empresa – contratista – colaboradores

Una comunicación abierta y frecuente entre la compañía y sus contratistas, así como una relación respetuosa y cálida, son básicas para el éxito de ambas partes en el cumplimiento del contrato. Para lograrlo, revise algunos de estos consejos que facilitan la interacción entre las partes:

– Incluir en la cadena de valor de la organización la gestión de contratistas

– Conocer con profundidad el contratista y las exigencias de los clientes

– Generar socios estratégicos Empresa – Contratista – Colaborador

– Otorgar a los colaboradores contratistas los mismos beneficios de los colaboradores directos desde el punto de vista de productividad

– Buscar que la cadena de valor mejore la productividad, utilidad y satisfacción de los clientes y de los accionistas

Beneficios de la gestión de contratistas por competencias

Para la empresa:

– Permite el rediseño de procesos

– Incrementa la productividad y reduce costos

– Aumenta la calidad en servicio

– Existen muchas empresas contratistas calificadas y competentes que pueden dar valor agregado al negocio

Para las empresas contratistas

– Valor agregado Clientes

– Optimización recursos

– Sistema Integral de Gestión

– Calidad, productividad y competitividad

Para los empleados

-Son parte importante de la empresa

-Salarios y beneficios iguales

– Excelencia y desarrollo integral

– Productividad

– Garantía de seguridad integral

– Forman parte del plan de carrera

Así pues, la gestión de contratistas con estrategias claramente definidas y asegurada,  aumenta la productividad de la compañía y reduce los costos considerablemente.